visitaaponce.com

MEMO singkatan dari memorandum merujuk pada bentuk komunikasi bisnis internal yang digunakan untuk menyampaikan pesan dengan sifat tidak resmi, surat peringatan dalam konteks tertentu, atau pemberitahuan dalam hubungan diplomatik. Memo dapat berupa nota atau surat pernyataan yang berisi saran, arahan, atau penerangan.

Sebagai sarana komunikasi, surat memo sering kali diartikan sebagai medium yang digunakan oleh pimpinan untuk memberikan nasihat, instruksi, atau data dalam bentuk catatan, terutama dalam konteks hubungan diplomatik. Dalam esensinya, memo adalah pesan singkat yang ditulis dengan singkat, jelas, dan mudah dipahami.

Surat memo biasanya memiliki format yang ringkas, tidak melebihi 10 baris, dan dapat berupa tulisan tangan atau hasil ketikan. Penyampaian memo sering dilakukan melalui selembar kertas kecil atau catatan tempel (sticky note) yang dapat ditempelkan di tempat yang mudah terlihat dan dibaca.

Baca juga: 15 Contoh Kata Kiasan dan Artinya

Dalam lingkungan bisnis yang dinamis, memo atau nota internal memiliki peran penting sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara cepat dan efisien. Contoh memo yang baik dan efektif harus mencakup komponen-komponen kunci yang perlu diperhatikan dalam penulisannya.

Memo berfungsi sebagai alat untuk menyampaikan pesan dalam berbagai situasi, baik secara resmi maupun tidak, mulai dari pengumuman kebijakan perusahaan hingga pengingat tentang pertemuan. Keberhasilan memo sebagai alat komunikasi terletak pada praktisitasnya yang memungkinkan pengiriman pesan secara singkat, padat, dan jelas.

Baca juga: 5 Contoh Gagasan Utama dalam Sebuah Paragraf

Dalam konteks bisnis, memo memiliki struktur umum yang mencakup pengantar yang menjelaskan tujuan atau latar belakang pesan, badan pesan yang merinci informasi atau instruksi, dan penutup yang dapat mencakup tindakan atau tanggapan yang diharapkan. Memo tetap menjadi elemen penting dalam mendukung komunikasi internal di berbagai organisasi.

Tujuan memo

Tujuan dari penulisan memo, baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi, ialah menyampaikan informasi kepada pihak yang dituju. Dalam konteks perusahaan, memo memiliki beberapa tujuan spesifik.

1. Memberikan instruksi, pengingat, atau perintah terkait tugas yang harus diselesaikan oleh seluruh karyawan.

2. Menyampaikan informasi terkait perubahan-perubahan peraturan di instansi, perusahaan, atau organisasi.

3. Memberikan update tentang kemajuan proyek yang sedang berlangsung.

4. Menyampaikan jadwal rapat serta merangkum kesepakatan yang telah dicapai, dan sebagainya.

Unsur memo

Proses penulisan surat memo biasanya mengusung gaya yang singkat, padat, dan jelas, dengan tujuan agar isinya dapat tersampaikan dan dipahami dengan baik oleh penerima. Memo tidak mengikuti format kop surat, dan formatnya bervariasi di setiap perusahaan, bergantung pada aturan format yang berlaku saat itu dan telah dipilih oleh perusahaan tersebut.

Sebagaimana telah dijelaskan, memo merupakan pesan singkat. Meskipun begitu, memo resmi tetap memiliki bagian-bagian tertentu yang harus ada. Memo merupakan bentuk komunikasi bisnis internal yang tegas dan langsung. Unsur-unsur pokok yang umumnya terdapat dalam memo mencakup sejumlah hal berikut.

1. Header.

Bagian ini mencakup informasi dasar seperti tanggal penulisan, pengirim, dan penerima, memberikan konteks waktu dan identitas. Berikut contohnya.

Tanggal: 10 Februari 2024
Dari:
Kepada:

2. Subjek.

Subjek mempresentasikan topik atau tujuan memo secara jelas dan singkat, membantu pembaca memahami konten utama. Berikut contohnya.

Subjek: Pemberitahuan Rapat Bulanan

3. Pengantar (opening).

Bagian ini memberikan konteks atau latar belakang yang relevan dengan pesan yang akan disampaikan, mempersiapkan pembaca untuk informasi lebih lanjut. Berikut contohnya.

Dear Tim,

Ini adalah pengingat untuk rapat bulanan kita…

4. Badan pesan (body).

Bagian utama yang memuat informasi, instruksi, atau pemberitahuan yang ingin disampaikan, biasanya terbagi dalam paragraf yang rapi dan mudah dimengerti. Berikut contohnya.

Harap persiapkan laporan dan pertanyaan rekan-rekan semua. Terima kasih.

5. Penutup (closing).

Bagian penutup menandai akhir memo dan sering kali berisi tindakan atau tanggapan yang diharapkan dari penerima. Berikut contohnya.

Hormat kami,
(Nama Pengirim)

6. Lampiran (attachment).

Jika memo melibatkan lampiran seperti dokumen atau informasi tambahan, lampiran tersebut dapat disertakan dan disebutkan secara singkat di akhir memo. 

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menyusun memorandum

Setelah memahami konsep, tujuan, dan komponen memorandum, sebelum menulisnya, ada beberapa poin yang sebaiknya diperhatikan.

1. Pilih kata-kata yang jelas dan mudah dipahami.

2. Fokus pada informasi yang ingin disampaikan untuk menghindari pemborosan waktu pembaca.

3. Gunakan bahasa yang formal dan benar, hindari penggunaan bahasa informal atau slang.

4. Berikan penekanan pada kata-kata kunci dengan menggunakan huruf kapital.

5. Sampaikan pesan dengan kata-kata yang sopan dan menghormati.

6. Lakukan pembacaan dan pengecekan ulang sebelum mengirimkan memorandum yang telah disusun.

Signifikansi memorandum dalam konteks bisnis

Surat memorandum memiliki peran penting dalam menyampaikan perintah atau saran sebagai sarana komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Keberadaan surat memo mempermudah formalitas komunikasi antarindividu dalam perusahaan.

Contoh memo 

Dengan segala kelebihannya, surat memo menjadi dokumen krusial untuk menjalankan operasional bisnis dengan lebih efektif. Berikut beberapa contoh memo.

a. Contoh pertama.

PT. Maju Bersama
JL. Bagus No. 34 Karanganyar Solo
Telpn (041) 4566793579
Dari: Manajer Pusat
Kepada: Ketua Bagian Pemasaran

Surabaya, 19 Agustus 2024

Mohon disampaikan kepada seluruh tim pemasaran untuk segera menyiapkan diri menghadiri seminar yang akan berlangsung pada hari Kamis, 25 Agustus 2024, di Aula PT. Kehadiran seluruh anggota tim sangat diharapkan karena acara ini berkaitan dengan evaluasi dari rapat bulanan. Terima kasih atas perhatiannya.

Manajer Pusat

Joni Sutisna

b. Contoh kedua.

PT. Berkah Gemilang
JL. Putih No.99 Bendul Merisi
Surabaya
Telepon. (021) 12345678

MEMO
 
Dari: Manajer
Kepada: Divisi HRD
 
Surabaya 3 November 2023

Mohon kepada seluruh tim di divisi HRD, khususnya bagian rekruitmen pegawai baru, untuk meningkatkan kecepatan kerja, mengingat adanya banyak karyawan yang keluar pada bulan ini karena habis kontrak dan tidak diperpanjang.

Dalam rangka menjaga kelancaran operasional perusahaan, saya berharap agar bagian tersebut dapat bekerja lebih efisien. Target perekrutan pegawai baru untuk bulan ini ditetapkan sebanyak 50 orang. Terima kasih atas kerja sama dan perhatiannya.
 
Manajer

Bagus

c. Contoh ketiga.

MEMO

Dari: Direktur PT Murni Sejahtera
Untuk: Pengawas Lapangan
Hal: Laporan Penjualan

Mohon segera menyelesaikan rekapan semua hasil penjualan pada bulan Mei 2022 untuk persiapan rapat bulanan yang akan diadakan pada Jumat, 30 Juni 2022. Saya mengharapkan laporan tersebut dapat diselesaikan seminggu sebelum rapat, yaitu pada 23 Juni 2022. Setelah selesai, mohon letakkan laporan di meja kerja saya.

Selain itu, harap sertakan salinan softcopy dari rekapan hasil penjualan dan kirimkan data tersebut melalui email saya. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Direktur PT Murni Sejahtera

Michele

d. Contoh keempat.

PT. Husada Bintang
Jl. Belimbing Raya No. 98 Babat
Lamongan
Telepon. (041) 1234567

MEMO
 
Dari: Manajer
Kepada: Kepala Bagian Produksi

Mohon untuk menyiapkan seluruh data terkait jumlah produk yang telah diproduksi selama satu bulan ke belakang. Sertakan juga daftar produk yang telah diproduksi sejak awal tahun 2023. Selain itu, tolong segera persiapkan resep untuk produk baru yang akan diproduksi pada bulan ini.

Informasi tersebut akan menjadi bahan evaluasi pada rapat bulanan yang akan diadakan dalam waktu dekat. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
 
Jakarta, 24 Desember 2023.
 
Manajer

Indro

e. Contoh kelima.

SMPN 3 KEBUMEN
JL. Pisang Mas No. 97
KEBUMEN
Telepon. (013) 1234567 Email : [email protected]

MEMO

Dari: Kepala Sekolah
Kepada: Wakil Kepala Sekolah

Saya ingin mengadakan pertemuan untuk membahas acara pelaksanaan ujian akhir nasional yang dijadwalkan pada 12 April 2023. Tolong persiapkan data terkait kesiapan soal ujian dan daftar jawaban yang dikeluarkan oleh pemerintah. Pertemuan ini dijadwalkan berlangsung nanti siang setelah waktu istirahat di ruangan saya. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.

Kebumen, 30 Maret 2023
 
Kepala Sekolah

Sulis

f. Contoh keenam.

Subjek: Dresscode outbound ke Sentul
Tanggal: 3 Maret 2024
Dari: Divisi Humas
Kepada: Seluruh karyawan divisi Humas

Dear all,

Berkaitan dengan kegiatan outbound yang akan dilaksanakan pada 3 Maret 2024 di Sentul, mohon agar teman-teman memilih untuk mengenakan atasan berwarna merah dan bawahan berupa jeans biru. Sertakan juga pakaian ganti untuk kenyamanan selama kegiatan. Terima kasih atas perhatiannya.

Thank you,

Fitri

g. Contoh ketujuh.

Perihal: Pengumuman Jadwal Rapat Bulanan
Kepada: Semua Karyawan
Dari: Manajer Umum
Tanggal: 25 Januari 2024

Untuk koordinasi proyek terbaru, dijadwalkan akan diadakan rapat bulanan pada 2 Februari 2024 pukul 10.00 di ruang konferensi. Mohon kerja sama seluruh karyawan untuk hadir tepat waktu. Terima kasih.

h. Contoh kedelapan.

Perihal: Perubahan Kebijakan Reimburse Beban Transportasi
Kepada: Semua Karyawan
Dari: Direktur Keuangan
Tanggal: 23 Januari 2024

Diberitahukan bahwa kebijakan reimburse beban transportasi akan mengalami perubahan efektif mulai tanggal 30 Februari 2024. Rincian perubahan akan dijelaskan dalam pertemuan minggu depan. Terima kasih atas perhatiannya.

i. Contoh kesembilan.

Perihal: Undangan BBQ di Rumah Anti
Kepada: Semua Tetangga RT 08
Dari: Anto
Tanggal: 10 September 2023

Halo semuanya,

Saya ingin menginformasikan bahwa Anto dan keluarga akan mengadakan acara BBQ santai di rumah pada hari Sabtu ini. Kami mengundang kalian semua untuk bergabung, menikmati makanan enak, dan bersenang-senang bersama. Ayo nikmati akhir pekan kita bersama-sama!

j. Contoh kesepuluh.

Subjek: Sumbangan Uang Duka Alm Ayahanda Fitriani
Tanggal: 25 Januari 2024
Dari: PM Tim Kreatif
Kepada: Seluruh karyawan divisi tim iklan

Dear all,

Dengan penuh kesedihan, kami ingin memberitahukan bahwa ayahanda dari rekan kita, Fitriani, telah berpulang. Kami mengundang untuk memberikan sumbangan uang duka hingga tanggal 25 Januari pukul 10 pagi. Semua sumbangan dapat diserahkan kepada kepala divis. Terima kasih atas partisipasinya.

Terima kasih

Bogi

(Z-2)