visitaaponce.com

DALAM suatu organisasi dan perusahaan, kehadiran sekretaris merupakan suatu keharusan. Jika tidak ada sekretaris maka organisasi dan perusahaan tersebut akan kacau. Tugasnya pun tidak dapat didelegasikan kepada pihak lain. Sekretaris dapat terdiri dari satu orang maupun lebih, tergantung seberapa besar organisasi atau perusahaan dan job desc yang akan ditanggung sekretaris.

a. Pengertian Sekretaris

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sekretaris merupakan orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat, dan sebagainya; penulis; panitera.

Menurut Hartiti Hendarto dan Tulus (2004:4), sekretaris adalah orang yang membantu seseorang dalam hal ini adalah pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran.

Menurut Darmo (2014), secretary berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya, sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.

Baca juga: Plt Sekretaris DPRD Cianjur Ajukan Permohonan Pengunduran Diri

Menurut The Liang Gie (2002:25), sekretaris adalah seorang yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat bagi pejabat penting pada suatu organisasi atau perusahaan.

b. Tugas dan Tanggung Jawab dari Sekretaris

Sekretaris memiliki tugas yang bersifat administratif tergantung bidang organisasi di mana ia berada. Tugas dan tanggung jawab dari sekretaris pada umumnya adalah sebagai berikut:

1. Menyambut klien bisnis dan tamu
2. Menjadwalkan rapat dan konferensi
3. Menjaga jadwal perusahaan
4. Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
5. Memelihara dan memesan perlengkapan kantor
6. Staf pengawas dan karyawan baru
7. Menerapkan prosedur administrasi
8. Membantu eksekutif dengan tugas proyek
9. Mengatur dan mendistribusikan pesan
10. Mendokumentasikan informasi keuangan
11. Berkoordinasi dengan organisasi lain
12. Mengatur dokumen dan file

c. Fungsi dari Sekretaris

1. Fungsi sekretaris sebagai pejabat eksekutif

Sebagai pejabat eksekutif, sekretaris bertanggung jawab atas catatan uang tunai, rekening, saham, dan urusan publisitas. Sekretaris akan mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.

2. Fungsi sekretaris sebagai petugas penghubung

Sebagai petugas penghubung antara manajemen puncak dan staf, sekretaris akan menyampaikan keputusan dan informasi dari manajemen kepada staf. Informasi tersebut dapat berupa saran dan keluhan dari para karyawan. Sekretaris juga dapat menghubungkan pihak organisasi dengan pemerintah dan masyarakat umum.

3. Fungsi sekretaris sebagai penasehat manajemen

Sekretaris akan memberikan sarannya terhadap sesuatu kepada manajemen. Saran yang diberikan harus tepat dan sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi tersebut. Ia juga harus bijaksana dalam menyampaikan pendapatnya.(OL-5)