visitaaponce.com

MENYELENGGARAKAN sebuah kegiatan bukanlah pekerjaan mudah. Seluruh tahapan, mulai dari persiapan hingga eksekusi penyelenggaraan, butuh perhitungan matang dan detail.

Tak mengherankan, banyak pihak lebih memilih menyerahkan urusan penyelenggaraan kegiatan mereka kepada pihak profesional, yakni agensi penyelenggara event atau yang sering disebut event organizer (EO).

Di Indonesia, dengan begitu banyaknya institusi seperti perusahaan swasta, BUMN, lembaga pemerintah, organisasi sosial, keagamaan, dan juga ragam komunitas, peluang untuk pengembangan bisnis EO tentu terbuka lebar.

Salah satu yang terbilang sukses menangkap peluang itu ialah Friends:Hub, sebuah integrated communication agency yang bergerak di bidang kreatif dan digital, termasuk penyelenggaraan event.

Terhitung, sudah 13 tahun Friends:Hub berdiri. Di bidang EO, berbagai kegiatan pernah mereka tangani, mulai dari kegiatan perusahaan hingga event berskala nasional, bahkan internasional. Apa resep suksesnya?

Founder sekaligus CEO Friends:Hub, Teuku Jordan Zacky A, yang sebelumnya kita kenal dengan nama Teuku Zacky, mengungkapkan pihaknya selalu fokus pada upaya memenuhi kebutuhan klien.

Prosesnya dilakukan melalui kolaborasi erat dengan klien untuk bersama-sama memecahkan masalah yang ada.

“Prinsipnya, kami memberikan servis yang friendly tapi profesional. Sesuai tagline Friends:Hub, Your Creative Partner, kami adalah partner kreatif bagi klien untuk mencapai goals mereka. Jadi, kami selalu membangun ambience yang membuat klien nyaman bekerja sama dengan kami tanpa mengenyampingkan profesionalitas,” papar laki-laki yang akrab disapa Jordan ini.

Baca juga: Pembuat Acara Diingatkan Dua Hal ketika Libatkan Massa

Satu keunggulan lain, Friends:Hub membangun kapasitas hingga mampu menyediakan layanan yang bersifat one stop shopping bagi klien.

“Kami bukan hanya menyelenggarakan event, tapi juga menangani manajemen media sosial, public relation (PR), advertising, dan digital marketing. Jadi lebih ke integrated communication, semua bisa kami kerjakan, menyesuaikan dengan kebutuhan klien,” tutur Jordan.

Andalkan Inovasi dan Kreativitas

Dunia EO sangatlah dinamis. Karenanya, Friends:Hub selalu mengedepankan inovasi dan kreativitas. Menurut Jordan, dua hal itulah yang berandil besar sehingga Friends:Hub mampu eksis hingga saat ini.

“Kami tidak hanya mengikuti tren, tapi juga berinovasi menciptakan tren,” imbuh Jordan.

Ia mencontohkan, dulu, sebelum digitalisasi semasif sekarang, Friends:Hub sudah menerapkannya. Seperti, memanfaatkan microsite yang terintegrasi dengan penyelenggaraan event, juga menggunakan teknologi GPS untuk memantau pergerakan orang dalam sebuah event yang melibatkan pengiriman peserta ke luar daerah.

“Ide-ide kreatif seperti itu, yang dirasa inspiratif dan sangat bermanfaat bagi klien, membuat kerja sama kami terus berlanjut,” kata Jordan.

Selain inovasi dan kreativitas, kemampuan beradaptasi secara cepat mengikuti perkembangan sekitar juga menjadi kunci keberlangsungan bisnis Friends:Hub.

Jordan mencontohkan, saat awal pandemi 2021 melanda, penyelenggaraan event tak dapat dilakukan. Saat itu dia meyakini kondisi tersebut bakal berlangsung lama.

Karenanya, ia pun berinisiatif meng-upgrade skill tim Friends:Hub dengan menyertakan mereka dalam pelatihan digital agency yang juga mencakup social media management dan digital marketing.

Hasilnya, selain mereka mampu menggelar event online, terbentuk lini usaha baru di bidang digital agency yang terus menjadi salah satu layanan Friends:Hub hingga sekarang.

“Bisa dikatakan, inovasi dan adaptasi merupakan modal penting yang membuat kami bisa terus survive dan berkembang,” ucap Jordan yang yang lebih dulu populer sebagai artis dengan sapaan Teuku Zacky ini.

Antisipasi Hal tak Terduga

Dalam sebuah event, beragam kejadian tak terduga dapat terjadi. Misalnya, membeludaknya peserta. Di sinilah pentingnya persiapan matang, termasuk menyesuaikan kapasitas venue, jumlah pintu keluar masuk, serta jalur-jalur keluar masuk peserta.

“Penyelenggara event harus mengutamakan keamanan dan kenyamanan peserta. Termasuk untuk event yang keuntungannya bergantung pada penjualan tiket, ketika tiket sesuai kapasitas venue sudah habis terjual, penyelenggara tidak boleh menjual tiket lagi meski peminatnya masih banyak,” terang Jordan.

Selain itu, lanjutnya, antisipasi dengan menyusun plan A, B, C, bahkan improvisasi juga sangat diperlukan. Jordan menceritakan pengalaman mereka menyelenggarakan pengadaan sembako murah untuk 2.000 orang di Papua dengan sistem kupon. Saat itu semua prosedur antisipasi keramaian sudah dilaksanakan.

Namun ada sebagian masyarakat yang datang protes karena tidak mendapat kupon, sementara kupon sudah habis dibagikan kepada masyarakat yang dinilai berhak. Meski pihak kepolisian dan TNI turun tangan, mereka tetap protes. Improvisasi pun dilakukan.

“Mereka kan ibu-ibu, jadi muncul ide memakai pendekatan personal, sata dekati mereka, buka topi, kacamata, ternyata mereka ngeh, ‘oh ada artis Teuku Zacky’. Akhirnya, mereka mau mendengarkan penjelasan saya, emosi reda, bahkan mengajak foto bersama. Kebetulan, saat itu saya masih lumayan eksis sebagai artis, haha,” kenang Jordan.

Bukan hanya Learning by Doing

Jordan sendiri mengawali bisnis EO secara tak sengaja. Saat itu tahun 2007, ketika dirinya masih aktif di dunia entertainment, ia menjalani syuting film di Malaysia. Di sana, ia berkenalan dengan seniman setempat. Rupanya, seniman yang sudah cukup senior itu sedang menangani poyek Islamic Fashion Festival (IFF).

Ia kemudian meminta bantuan Jordan untuk mengajak para desainer Indonesia berpartisipasi dalam gelaran tersebut. Permintaan itu pun disanggupi.

Mengandalkan networking dan semangat kerja keras, Jordan berhasil menggandeng sejumlah desainer ternama Tanah Air untuk berpartisipasi di acara yang digelar di Malaysia itu.

Sekembalinya ke Indonesia, Jordan merasa suka dan nyaman dengan kegiatan EO. Ia lalu memutuskan untuk melanjutkan.

Dimulai dari menangani event kecil-kecilan, usahanya terus berkembang hingga pada 2009 mendirikan badan usaha dengan nama Friends Entertainment. Seiring dengan meluasnya bidang layanan yang diberikan, antara lain merambah ke layanan digital, pada 2011 Jordan meresmikan Friends:Hub yang menaungi sejumlah lini usaha.

Jumlah tim inti yang tadinya hanya 4 orang terus bertambah hingga kini menjadi 35 orang. Klien-klien dari berbagai kalangan memberi kepercayaan untuk menyelenggarakan kegiatan yang beragam, baik jenis, skala, maupun lokasinya. Hampir seluruh kota besar di Indonesia pernah menjadi tempat penyelenggaraan event yang ditangani Friends:Hub.

Bagaimana Jordan, yang notabene artis, mampu membesarkan Friends:Hub? Menurutnya, selain learning by doing dan mengoptimalkan networking, dia juga secara serius mendalami ilmu-ilmu mengelola bisnis dengan mengikuti short course di lembaga-lembaga pendidikan terkemuka, seperti New York University, Harvard, Future London Academy, dan University of the Arts London.

“Banyak ilmu dan pengalaman dari sana saya terapkan di Friends:Hub, baik sebagai kultur kerja maupun pelayanan ke klien,” ucap Jordan.

Ke depan, lanjutnya, ia bercita-cita melebarkan sayap usaha Friends:Hub hingga ke luar negeri. “Big dream saya, membangun Friends:Hub menjadi multinational agency,” pungkasnya. (RO/OL-09)